2016年4月湖北自考公文写作与处理考点:公文标注主题词的作用

湖北自考网2015-12-31 16:52:31

湖北2016年4月自考公文写作与处理考点:公文标注主题词的作用

 

  1、公文标注主题词,可以准确简要地概括文件的主要内容。主题词单个使用或几个并用,就能够比较精确地揭示出该份文件主要包括了哪几个方面的内容。比 如《XX省人民政府办公厅关于印发公文运转规则的通知》,全文有8000多字,用了四个主题词:“机关、公文、规定、通知”,就点明了该份文件写的是关于 公文运转规则的内容。又如《X X公司关于印发公文管理办法(试行)的通知》,全文共9000余字,只用了三个主题词:“公文、管理、通知”,这三个词就点明了该份文件是公文管理方面的 内容。而公文标题则讲求结构完整,语法通顺,且字数较多,不可能像主题词这样精练、简洁。如前面所述两份文件的标题字数都是三十多个字。有时公文标题不含 内容,只有文种,如“通知”、“通告”等。有的函件甚至没有标题。有了主题词,就对文件起到画龙点睛的作用,文章所包含的主要内容也就一目了然了。

  2、公文标注主题词,可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度,有利于提高整个机关的办事效率,尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显。主要表现在:

  一是快。使用主题词,可以解决在记不住要查找的公文的发文字号和公文标题的情况下,凭借记住的大概内容,就可以很快地通过计算机检索把文件调出来。

  二是准。如果文件不使用主题词,而用人工检索的话,很容易将文件抽错,常常要反复查找。而微机使用主题词检索,就能够很快地、准确地调出文件。如果一个文件使用多个主题词,你记得越多,查找得就更快更准。

  三是全。微机使用主题词检索,能够轻而易举地将某一方面的文件系统地查找出来。而且还扩大了文件的利用范围,特别是办公自动化联网以后,按主题词编码随时可以调阅所需要的文件。

  三、公文标注主题词,有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。每个主题词经优选确定以后,都有固定编码,在一定范围,一定地区内通用,形成 一个规范化的主题词表。主题词表也是标注主题词的依据。1997年12月,国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题词表》共由15类1049个主题 词组成,分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词,附表有2类298个主题词。

  词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“工交、能 源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词,如“冶金”、“钢铁”、“石油”、“煤炭”等。第二层和第三层统称为主题 词,用于文件的标引。

  这样使用主题词,对公文就可以实行规范化、系统化、科学化管理,利用起来就十分方便。

  公文标注主题词的步骤是:首先进行主题分析,即先从公文标题中确定主题,再从小标题或内容中抽出公文标题中没有说明,却是公文重要内容的概念。其次是主题标识,在主题分析的基础上借助主题词表将自然语言转化成规范语言。再次是主题词誊录,最后由公文的审核人把关审定。

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