2016年4月湖北自考公文写作与处理考点:发文字号

湖北自考网2015-12-31 16:00:05

湖北2016年4月自考公文写作与处理考点:发文字号

 

  发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文机关代字、年份(加六角括号〔 〕)和序号组成,其格式是“发文机关代字 +〔年份〕+ 序号”。例如:“中发〔1998〕5号”,代表中共中央1998年第5号文:“国发〔1998〕10号”,代表国务院1998年第10号发文:“办发 〔1998〕12号”代表国务院办公厅1998年第12号发文:“政办发〔 1998〕15号”则代表x x省人民政府办公厅1998年第15发文。 发文字号的作用:一是统计发文的数量,便于公文的管理;二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。 编排发文字号要力求准确、稳固、系统。 机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如上例中的“中”,代表中共中央:“国”,代表国务院:“国办”,代表国务院办公厅:“ 政办”,则代表 x x省人民政府办公厅。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅(室)统一编排,从机关和单位名称中选取 最有代表性的字,并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。例如,某省的“计划委员会”、“计划生育委员会”、“计量局”,如果都用“计”字作代字, 引用发文字号时,就分不清是哪个单位的文件了。而应编写为:“x计”、“x计生”、“x计量”,以便于区别。机关代字一经确定,就不能轻易改变,同一机关 的机关代字若前后不同,将会给公文的制发和处理工作造成混乱;年份要写全,置六角括号内,不要将〔1998〕写成[98],也不要将年份置于机关代字之 前;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字,也不加“字”字。这样作,主要是讲究实用,尽量减少公文文字数。几个机关联合发文, 只标明主办机关发文字号。如1987年1月1日,国家语言文字工作委员会、国家出版局等七个单位联合发布的《关于出版物上数字用法的试行规定》,发文字号 就用的是国家语言文字工作委员会的“国语〔1987〕1号”,其他六个单位的发文字号都没有必要写上去;党政机关的联合发文,只标注党的机关的发文字号。 所以说,联合发文应当一文一号,一文多号反而会引起混乱,也不便于引用。发文字号的书写位置,一般说来,有版头的文件,应标注在 发 文机关标识之下,间隔横线之上,居中排列;用信笺头的文件,则置于信笺头横线之下,公文标题之上,右侧排列:“命令(令)”则在公公文标题下面当中,写 “第号”。

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